Jeszcze do niedawna badania wskazywały, że PONAD 20% projektów związanych z wdrożeniem systemów klasy ERP kończyło się niepowodzeniem. Dziś, według ostrożnych szacunków jest o połowę lepiej – czyli nie udaje się tylko ok.10% wdrożeń – jedno z dziesięciu. Natomiast aż 30% wdrożeń nie kończy się zgodnie z harmonogramem i/lub przekraczany jest zaplanowany koszt wdrożenia.
Jak wiadomo, informacje o porażkach i kłopotach rozchodzą się wśród szefów firm znacznie szybciej niż informacje o sukcesach. A jeśli już, to prezesi często nie chcą się przyznać, że jedną z przyczyn sukcesu jest dobrze wybrany i sprawnie wdrożony system informatyczny – powodem jest chęć ukrycia źródeł przewagi konkurencyjnej.
Po kilku latach użytkowania – szczególnie pierwszego – systemu klasy ERP nadchodzi konieczność jego wymiany. Spowodowane jest to zwykle rozwojem przedsiębiorstwa i idącym za tym wzrostem codziennych potrzeb użytkowników systemu a także wzrostem potrzeb zarządu – w zakresie raportowania i analiz. Wynikiem wzrostu potrzeb analitycznych zarządu, a często i średniej kadry kierowniczej, jest konieczność nie tylko zmiany systemy ERP ale i implementacja rozwiązań klasy Business Intelligence.
Zmiana systemu klasy ERP może się jednak odbyć bez zauważalnych perturbacji dla firmy, a co najważniejsze – może zakończyć się w terminie i zmieścić się w przewidzianych kosztach. Warunkiem powodzenia jest sięgnięcie po doświadczonych specjalistów i sprawdzoną metodologię.
Właśnie taką metodologię migracji – sprawdzoną na 15 konkretnych, zakończonych w terminie i zgodnie z budżetem, przypadkach zmiany systemu przez polskie przedsiębiorstwa – przedstawiamy w dalszej części tego artykułu – jest to projekt MOVE. Jakkolwiek projekt powstał z myślą o migracji między konkretnymi systemami, to zdobyte przy tym doświadczenie i opracowana metodologia mogą być z powodzeniem stosowane w innych migracjach.
Geneza projektu MOVE
Podstawą powstania projektu MOVE jest podjęta już kilka lat temu decyzja firmy Microsoft, producenta systemu Dynamics GP, o zakończeniu rozwoju i wsparcia dla polskiej wersji Microsoft Dynamics GP z początkiem 2011 roku. System Microsoft Dynamics GP nie jest już oferowany w Polsce od 2006 r. ma on jednak nadal wielu zadowolonych użytkowników, których potrzeby spełnia dziś w 100%. Jednak dla zapewnienia bezpieczeństwa, ciągłości działania a co najważniejsze, dla zapewnienia rozwoju biznesu klientów obecnie korzystających z systemu Dynamics GP, Microsoft wspólnie z Solemis Group, przygotował specjalną ofertę migracyjną – projekt Microsoft Dynamics MOVE. Gwarantuje on dalszy rozwój i wsparcie ze strony producenta oraz partnerów. Obecni Klienci Dynamics GP mają możliwość migracji z Dynamics GP do systemu Dynamics NAV na wyjątkowo korzystnych warunkach i w dowolnie wybranym przez siebie momencie.
Podstawą projektu MOVE jest bezproblemowe dla użytkownika, przeniesienie wszystkich funkcjonalności obecnie używanego systemu do nowego, bez utraty ciągłości pracy oraz bez konieczności czekania na koniec roku fiskalnego.
Istotą projektu MOVE są: metodologia i narzędzia opracowane wspólnie przez ekspertów Microsoft i Solemis Group – lidera projektu, wieloletniego partnera Microsoft i eksperta w dziedzinie zarządzania procesami i efektywnością przedsiębiorstw.
Wspomniana metodologia i narzędzia została sprawdzona w praktyce – jest źródłem sukcesu 15 migracji przeprowadzonych zgodnie z harmonogramem czasowym i kosztowym w okresie 18 miesięcy.
Obawy użytkownika
Z doświadczenia wynika, że zmiana systemu ERP budzi w użytkownikach kilka podstawowych obaw:
- czy nowy system spełni wymagania funkcjonalne użytkownika?
- czy zmiana systemu będzie wymagała zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie?
- czy migracja nie będzie trwała miesiącami i czy zakończy się w terminie?
- czy migracja nie będzie zbytnio absorbowała użytkowników systemu?
- czy migracja nie zakłuci codziennej pracy – czy np. nie będzie trzeba wprowadzać danych do dwóch systemów równolegle – będzie więcej pracy
- czy w nowym systemie będą dostępne obecnie sporządzane raporty i zestawienia?
- czy nie nastąpią zakłócenia w tworzeniu terminowych zestawień?
- jak bardzo zmieni się sposób komunikacji z systemem – tzw. interface – jak dużo czasu zajmie jego nauka?
- czy po zmianie systemu firma nie utraci wglądu w dane historyczne?
- czy przy okazji zmiany systemu będzie możliwość uporządkowania niektórych danych?
Warto zwrócić uwagę, że z projekcie MOVE mamy do czynienia z użytkownikami, którzy są zadowoleni z aktualnie używanego systemu, natomiast decydują się na zmianę, ze względu na zachowanie ciągłości wsparcia i rozwoju systemu wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.
Projekt MOVE został przygotowany tak by sprostać wspomnianym obawom, a jednocześnie dobrze zaplanować poszczególne kroki realizacji wdrożeń.
Podstawowe założenia projektu
Podstawą projektu i metodologii migracji stała się analiza porównawcza funkcjonalności obydwu systemów oraz różnic w filozofii ich realizacji. W efekcie każda z firm korzystających z projektu MOVE otrzymuje gotowy pakiet dostosowań systemu, pokrywający te różnice. Kolejnym efektem tej analizy jest podręcznik porównujący funkcje oraz procedury w starym i w nowym systemie – użytkownicy otrzymują go już we wstępnej fazie migracji.
Jako najważniejsze założenie przyjęto, że:
- wdrożenie musi odbyć się sprawnie czyli w jak najkrótszym, ściśle zdefiniowanym czasie
i budżecie - migracja będzie przeprowadzana w dowolnym momencie roku finansowego
- nie może zbyt mocno absorbować klienta
- do nowego systemu przenoszone są aktualnie wykorzystywane funkcjonalności, aby zapewnić ciągłość działań biznesowych firmy
- dodatkowe obszary funkcjonalne, które nie były wcześniej wspierane przez system są uruchamiane po zakończeniu migracji.
- migracja bazuje na filozofii postępowania Microsoft Sure Steps dla produktów Dynamics.
Dwie fazy i harmonogram realizacji
Sukces i sprawność przeprowadzenia migracji zależy przede wszystkim od precyzyjnego zaplanowania wszystkich działań oraz ich optymalizacja. Szczegółowa analiza procesu migracji pokazała, że można go podzielić na 2 podstawowe fazy, których realizacja przebiega równolegle – co daje znaczne oszczędności czasu i znacznie usprawnia przebieg całego procesu.
Faza I – to przeniesienie standardowej funkcjonalności systemu. W jej skład wchodzą m.in. analiza systemu i potrzeb użytkowników, instalacja nowego systemu i ustawienie jego podstawowych parametrów, szkolenia funkcjonalne użytkowników, przeniesienie danych ze starego systemu, uruchomienie nowego systemu.
Faza II – to wdrożenie funkcjonalności dodatkowych – dostosowanie systemu do specyficznych potrzeb klienta – przeniesienie dodatkowych danych, uruchomienie niestandardowych funkcji oraz szkolenia stanowiskowe czyli praktyczne zajęcia z poszczególnymi użytkownikami na ich stanowiskach pracy.
Rozpoczęcie pierwszej fazy poprzedza wstępna analiza i przygotowanie szczegółowego harmonogramu poszczególnych zadań i przydzielenie do nich odpowiednich zasobów – sprzętowych i osobowych. Na pokazanym przykładowym 8. tygodniowym harmonogramie – obejmującym cały proces migracji – wyraźnie widać oszczędność czasu uzyskaną z nałożenia realizacji obydwu faz projektu.
Harmonogram otrzymują wszystkie osoby zaangażowane w migrację z zaznaczonymi działaniami, w których biorą bezpośredni udział.
Narzędziowe wsparcie migracji
Jak już wspomniano kluczem do sukcesu jest analiza i precyzyjne planowanie, do którego doświadczeni eksperci Solemis przygotowali odpowiednie narzędzia ułatwiające cały ten proces. Wspominamy tu tylko o najważniejszych elementach analizy i narzędzia automatyzujących czy tylko wspomagających poszczególne działania.
Analiza używanego systemu – na podstawie automatycznej analizy aktualnego systemu otrzymujemy szereg informacji dotyczących wykorzystania systemu oraz, co bardzo istotne – dokładną weryfikację bazy danych pod względem wykonalności migracji. Analiza ta wykonywana jest za pomocą dedykowanego narzędzia (ScoreCard) przygotowanego specjalnie na potrzeby projektu MOVE. Dzięki temu w krótkim czasie weryfikowane są wszystkie aspekty techniczne migracji bazy danych, a w wyniku otrzymujemy listę ryzyk oraz czynności potrzebnych do ich usunięcia.
Narzędzie do mapowania planu kont na wymiary. W systemie Dynamics NAV konta syntetyczne są podstawą, a konta analityczne są wymiarami. Ta inna, nowocześniejsza niż w Dynamics GP filozofia znakomicie ułatwia wykonywanie wielowymiarowych analiz i współpracę z hurtowniami danych bazujących na technologii kostek OLAP i oprogramowaniem klasy Business Intelligence. Dla usprawnienia procesu migracji przygotowano specjalne narzędzie do mapowania planu kont na wymiary – pozwala ono na automatyzację całego procesu.
Migration Tool to kolejne narzędzie dedykowane do projektu MOVE – umożliwia sprawne przeniesienie danych do nowego systemu. Istotą jego działania jest przeniesienie ustawień, danych kartotekowych, obrotów finansowych oraz otwartych transakcji wymagających rozliczenia. Dzięki temu migracje wykonywane są w dowolnym momencie roku finansowego i zapewniają ciągłość działania przedsiębiorstwa.
Pakiet dostosowań systemu
W trakcie wieloletniej obecności na polskim rynku system Dynamics GP rozszerzony został – na potrzeby polskich użytkowników – o wiele funkcjonalności nie występujących w oryginalnym systemie, a niezbędnych w naszej rzeczywistości gospodarczej. Większość użytkowników nie zdaje sobie z tego sprawy i traktuje te funkcjonalności jako podstawowe. Nie ma ich w także system Dynamics NAV ale przy przygotowywaniu metodologii migracji – projektu MOVE – przyjęto, że 4 z tych funkcji będą obsługiwane w Dynamics NAV dokładnie tak samo jak były obsługiwane przez polskie rozszerzenia systemu Dynamics GP.
Te 4 funkcje, nazywane modyfikacjami GAP, to:
- Obsługa drukarek fiskalnych – niezwykle istotna dla wielu podmiotów gospodarczych
- Wielowalutowość – obsługa wielu kursów walut z tego samego dnia (np. dla różnych banków)
- Połączenie z Home Bankingiem dla firm – m.in. eksport przelewów z systemu Dynamics NAV do realizacji w banku czy import wyciągów dla automatycznego odnotowywania otrzymania płatności za poszczególne faktury.
- Pełna obsługa dokumentów magazynowych (w oryginale dostępna jest tylko bardzo uproszczona obsługa)
Zadowolony użytkownik to podstawa
Nie od dziś wiadomo, że o powodzeniu migracji, tak jak i o powodzeniu wdrożenia każdego systemu IT decydują użytkownicy – jeśli pokonamy ich obawy i nauczymy korzystać z nowego systemu, to odniesiemy sukces.
Jednocześnie wiadomo, że szkolenie użytkowników jest często najbardziej pracochłonna częścią migracji – trudno jest dostosować harmonogram szkoleń do możliwości czasowych pracowników, szczególnie jeśli przyjęliśmy zasadę, że staramy się minimalizować absorbowanie ich czasu służbowego i prywatnego.
Przy migracji występuje dodatkowo konieczność nie tylko nauczenia nowego sposobu nawigacji i realizacji znanych funkcji w nowym systemie ale i nauczenia nowej filozofii np. plan kont to teraz wymiary, jak i oduczenia starych przyzwyczajeń.
Szkolenie to także zwykle problemy sprzętowe i dylemat czy uczyć dopiero po zakończeniu migracji czy wcześniej – ale na jakim wówczas systemie.
W projekcie MOVE problem ten rozwiązano bardzo prosto a jednocześnie bardzo efektywnie.
Po pierwsze – szkolenie podzielono na trzy etapy:
- Podstawy korzystania z systemu – samouczek przygotowujący do zajęć z trenerem – samodzielna nauka
- Podstawowe szkolenia ogólne z filozofii systemu i funkcjonalności poszczególnych modułów – Księga Główna, Rozrachunki, Zakup, Sprzedaż, Magazyn – zajęcia z trenerem – 5 dni
- Szkolenia stanowiskowe – zajęcia z trenerem o indywidualnie dostosowanym zakresie i prowadzone z poszczególnymi pracownikami na ich stanowiskach pracy po uruchomieniu nowego systemu. Użytkownik uczy się jak w nowym systemie wykonywać swoje codzienne zadania.
Po drugie – przygotowano specjalne materiały:
- do pierwszego etapu – podręcznik z ćwiczeniami zakończony testem by użytkownik zapoznał się z nowym interface,
- do drugiego podręcznik omawiający poszczególne moduły – całkowicie zgodny z prezentacją prowadzoną przez trenera
- do trzeciego – porównanie procedur – podręcznik – ściągawka, którą jest pomocna w pierwszym okresie pracy w nowym systemie.
Po trzecie – platforma szkoleniowa. Stanowi ją 10 (+1 dla trenera) identycznie przygotowanych notebooków oraz rzutnik multimedialny. Szkolący się użytkownicy korzystają ze standardowej wersji systemu, gotowej bazy danych – poznają podstawowe funkcje systemu – wszystko co widzą na ekranie zgodne jest z treścią podręcznika jaki dostają do tego etapu szkoleń.
Kluczową zaletą takiego podejścia jest oszczędność czasu i efektywność działania. Pierwszy etap szkolenia zacząć się może natychmiast po podjęciu decyzji o wdrożeniu, dużo wcześniej niż się rozpocznie. Drugi etap odbywa się w pierwszej fazie wdrożenia ale jeszcze przed instalacją nowego systemu. Dopiero trzeci etap odbywa się po uruchomieniu wszystkich funkcjonalności nowego systemu.
Ciągłość danych
Jak już wspomniano migrację dokonać można w dowolnym, wybranym przez klienta momencie – w trakcie trwania roku finansowego, bo przenoszone są tzw. otwarte transakcje czyli transakcje w toku (np. niezapłacone faktury). Przenoszone dane dotyczą bieżącego roku finansowego. Oznacza to, że nie ulega zaburzeniu bieżąca działalność firmy – z chwila przełączenia systemu na nowy w systemie widać dokładnie to samo co dnia poprzedniego w starym.
Jeżeli użytkownik potrzebuje sięgnąć do danych historycznych – z poprzednich lat to ma do nich dostęp w starym systemie – Dynamics GP, który jest dostępny do wglądu.
Jeśli jednak, dane historyczne służyć maja do szczegółowych analiz, tworzenia strategii czy budżetów to Solemis proponuje budowę hurtowni danych, która czerpie dane ze starego i nowego systemu, a następnie udostępnia je w formie kostek wielowymiarowych np. systemom klasy Bussines Intelligence.
Czas i pieniądze
Podejmując decyzję o migracji zarząd każdej firmy rozważa zawsze wszelkie za i przeciw dostępnych rozwiązań. Dwa najważniejsze pytania dotyczą czasu migracji i kosztów, orientacyjnie wyglądają one tak:
- Wymiana licencji systemu – bez opłat
- czas trwania całości migracji – 2-4 miesięcy
- koszty: Faza I – stała kwota
- Faza II – indywidualna wycena w zależności od zakresu prac
Za wyborem migracji w ramach projektu MOVE przemawiają dodatkowo następujące fakty:
- gwarancja powodzenia projektu oraz wykonania go zgodnie z harmonogramem finansowym i czasowym
- optymalizacja czasu migracji i minimalizacja absorbowania pracowników firmy w proces migracyjny
- ciągłość biznesowego działania firmy
- oszczędność czasu i kosztów (patrz szczegóły na slajdzie obok)
- migracja w dowolnym momencie roku finansowego
- dostarczane modyfikacje GAP (rozszerzenia systemu Dynamics GP)
- dostęp do metodologii i narzędzi projektu MOVE
- kontynuacja współpracy z obecnym partnerem , dostawcą i producentem systemu
Nie tylko z Dynamics GP do Dynamics NAV
Przedstawiona metodologia opracowana została na potrzeby migracji z systemu Microsoft Dynamics GP do Microsoft Dynamics NAV i bazuje na ogromny doświadczeniu nie tylko firmy Microsoft ale i na wieloletnim doświadczeniu Solemis Group SA mającego na swoim koncie ponad 200 wdrożeń w Polsce systemu Dynamics GP oraz innych systemów wspomagających zarządzanie.
I właśnie dla tego wiedza i doświadczenie oraz metodologia mogą być wykorzystane przy migracjach do Dynamics NAV także z innych systemów klasy ERP. Gwarancją sukcesu jest doświadczenie z 15 migracji przeprowadzonych z powodzeniem i zgodnie z harmonogramem w ciągu ostatnich 18 miesięcy.
